Hồ sơ visa du học Đức: Checklist đầy đủ và chi tiết cho năm 2025

Visa du học Đức là bước cuối cùng nhưng cũng quan trọng nhất trên hành trình chinh phục ước mơ du học. Một bộ hồ sơ thiếu sót hoặc không chính xác có thể khiến bạn bị từ chối visa và phải hoãn kế hoạch du học đại học Đức 6 tháng đến 1 năm. Với kinh nghiệm tư vấn hàng trăm hồ sơ visa thành công, BLA xin chia sẻ checklist đầy đủ nhất về giấy tờ cần thiết, quy trình nộp hồ sơ và những tips quan trọng giúp tăng tỷ lệ đậu visa.

Tại sao hồ sơ visa du học Đức lại quan trọng?

Theo thống kê từ VFS Global, hơn 25-30% hồ sơ xin visa du học Đức bị từ chối mỗi năm, trong đó phần lớn là do thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không đúng quy cách. Khác với nhiều quốc gia khác, Đức có yêu cầu rất nghiêm ngặt về tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ.

Đại sứ quán Đức thậm chí còn quy định rõ: “Đại sứ quán chỉ nhận những hồ sơ với đầy đủ giấy tờ. Hồ sơ không đầy đủ sẽ bị trả lại.” Điều này có nghĩa bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng ngay từ đầu.

Phần 1: Các loại visa du học Đức – Chọn đúng loại visa cho mình

Trước khi tìm hiểu về hồ sơ, bạn cần xác định đúng loại visa mình cần xin. Có 3 loại visa phổ biến cho du học sinh:

1. Visa Schengen (Loại C) – Visa ngắn hạn dưới 90 ngày

Đối tượng: Học viên tham gia khóa tiếng Đức ngắn hạn dưới 3 tháng, hoặc đi khảo sát trường/môi trường học tập

Đặc điểm:

• Thời hạn: Tối đa 90 ngày trong khoảng 180 ngày
• Cho phép đi lại tự do trong 27 nước Schengen
• Lưu ý quan trọng: KHÔNG thể chuyển đổi sang visa dài hạn tại Đức. Nếu muốn học lâu dài, bạn phải về Việt Nam xin visa mới

Hồ sơ: Tương tự visa du lịch Đức nhưng cần thêm giấy xác nhận tham gia khóa học ngắn hạn

2. Visa Quốc gia (D-Visum) – Visa dài hạn trên 90 ngày

Đối tượng: Học sinh/sinh viên nhập học đại học, học dự bị đại học (Studienkolleg), hoặc học nghề (Ausbildung)

Đặc điểm:

• Thời hạn ban đầu: 3-6 tháng
• Có thể chuyển đổi thành giấy phép cư trú (Aufenthaltserlaubnis) sau khi đến Đức
• Cho phép làm thêm theo quy định (120 ngày toàn thời gian hoặc 240 ngày bán thời gian/năm)

Hồ sơ: Đây là loại visa phổ biến nhất, yêu cầu hồ sơ đầy đủ nhất (chi tiết bên dưới)

3. Visa tìm kiếm trường học (Studienbewerbervisum)

Đối tượng: Ứng viên chưa có thư mời chính thức nhưng muốn sang Đức để nộp hồ sơ trực tiếp, dự kỳ thi tuyển

Đặc điểm:

• Thời hạn: 3 tháng, có thể gia hạn thêm 3 tháng (tối đa 6 tháng)
• Cần chứng minh mục đích nghiêm túc với kế hoạch học tập rõ ràng
• Có thể chuyển đổi thành visa quốc gia khi nhận được thư nhập học

Lưu ý: Loại visa này khá hiếm, chỉ dành cho những trường hợp đặc biệt cần thi tuyển hoặc phỏng vấn trực tiếp tại Đức

Phần 2: Checklist hồ sơ visa du học Đức đầy đủ nhất

Dựa trên quy định mới nhất từ Đại sứ quán Đức và VFS Global, dưới đây là danh sách đầy đủ giấy tờ cần thiết:

A. Giấy tờ cơ bản (Bắt buộc với mọi loại hồ sơ)

1. Đơn xin visa (Antragsformular)

• Điền đầy đủ thông tin trên website của Bộ Ngoại giao Đức
• Chọn ngôn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh để dễ theo dõi
• In ra sau khi hoàn thành và ký tên
• Lưu ý: Thông tin trên đơn phải khớp chính xác với các giấy tờ khác

2. Hộ chiếu (Reisepass)

• Hộ chiếu gốc còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ
• Còn ít nhất 2 trang trống liên tiếp để dán visa
• Photocopy trang có ảnh và thông tin cá nhân (02 bản)
• Nếu có hộ chiếu cũ, mang theo để chứng minh lịch sử xuất nhập cảnh

3. Ảnh thẻ sinh trắc học

• Số lượng: 2 ảnh giống hệt nhau
• Kích cỡ: 45mm x 35mm (chuẩn ảnh hộ chiếu Đức)
• Yêu cầu:
  • Nền trắng
  • Chụp trong vòng 6 tháng gần nhất
  • Chụp thẳng, không nghiêng, khuôn mặt chiếm 70-80% ảnh
  • Không đeo kính râm, mũ (trừ lý do tôn giáo)
  • Nên chụp tại studio chuyên nghiệp để đảm bảo đúng chuẩn

4. Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân

• Bản gốc và photocopy
• Còn hạn sử dụng

B. Giấy tờ về học vấn (Tùy theo đối tượng)

5a. Đối với học sinh xin vào Đại học/Dự bị Đại học:

□ Thư mời nhập học (Zulassungsbescheid) hoặc Giấy mời thi tuyển từ trường đại học/dự bị đại học Đức (bản gốc + 2 bản photo)

□ Chứng chỉ APS (Akademische Prüfstelle) – Giấy chứng nhận thẩm tra học vấn (bản gốc + 2 bản photo). Nếu không có APS: Phải nộp bằng tốt nghiệp THPT dịch công chứng

Tham khảo: APS Đức là gì. Thẩm tra APS ?

□ Kết quả thi TestAS Đức (nếu có) – Giúp tăng cơ hội được đánh giá cao

□ Bằng tốt nghiệp THPT và Bảng điểm THPT đầy đủ 3 năm

• Bản gốc tiếng Việt
• Bản dịch sang tiếng Đức có công chứng (2 bộ)

□ Giấy báo trúng tuyển đại học tại Việt Nam (nếu có)

5b. Đối với sinh viên xin học Thạc sĩ:

□ Thư mời nhập học từ trường đại học Đức (bản gốc + 2 bản photo)

□ Chứng chỉ APS cho sinh viên đại học (bản gốc + 2 bản photo) – Phải qua phỏng vấn

□ Bằng tốt nghiệp Đại học và Bảng điểm đại học (Transcript) đầy đủ

• Bản gốc tiếng Việt
• Bản dịch sang tiếng Đức có công chứng (2 bộ)

5c. Đối với học viên học nghề (Ausbildung):

□ Hợp đồng đào tạo nghề (Ausbildungsvertrag) từ doanh nghiệp và trường nghề Đức (bản gốc + 2 bản photo)

□ Bằng tốt nghiệp THPT hoặc Bằng Trung cấp/Cao đẳng (nếu học ngành điều dưỡng)

• Bản gốc tiếng Việt
• Bản dịch sang tiếng Đức có công chứng (2 bộ)

C. Chứng chỉ ngôn ngữ

6. Chứng chỉ tiếng Đức hoặc tiếng Anh

Đối với chương trình học bằng tiếng Đức:

□ Chứng chỉ tiếng Đức tối thiểu B1 (để xin visa)

• Các loại chứng chỉ được chấp nhận: Goethe-Zertifikat, TELC, ÖSD, TestDaF, DSH
• Lưu ý quan trọng: Chứng chỉ phải được cấp trong vòng 12 tháng gần nhất tính đến thời điểm nộp hồ sơ
• Nếu bài thi gồm nhiều mô-đun (nghe, nói, đọc, viết), bạn phải thi tất cả các mô-đun tại cùng một cơ sở
• Nộp bản gốc + 2 bản photo

Đối với chương trình học bằng tiếng Anh:

□ Chứng chỉ tiếng Anh IELTS 6.0-6.5 hoặc TOEFL iBT 80+

• Chứng chỉ còn hạn (thường 2 năm)
• Nộp bản gốc + 2 bản photo

Lưu ý đặc biệt: Ngay cả khi học chương trình tiếng Anh, nhiều trường vẫn yêu cầu chứng minh trình độ tiếng Đức B1 khi xin visa.

D. Chứng minh tài chính (Rất quan trọng!)

7. Giấy xác nhận tài khoản phong tỏa (Sperrkontobestätigung)

Đây là yêu cầu BẮT BUỘC để chứng minh bạn có đủ tiền sinh hoạt tại Đức.

□ Số tiền yêu cầu: Tối thiểu 13.092 EUR/năm (cập nhật tháng 8/2025)

• Tương đương 1.091 EUR/tháng x 12 tháng
• Số tiền này được Đại sứ quán cập nhật định kỳ, nên kiểm tra trước khi mở tài khoản

□ Cách mở tài khoản phong tỏa:

• Tại Việt Nam: Qua Vietinbank (hợp tác với Deutsche Bank)
• Ngân hàng Đức: Fintiba, X-patrio, Deutsche Bank (đăng ký online)
• Phí mở tài khoản: Khoảng 150-200 EUR
• Sau khi mở xong, ngân hàng sẽ cấp giấy xác nhận tài khoản phong tỏa

□ Lưu ý: Tiền trong tài khoản này sẽ được giải ngân mỗi tháng 1 lần (1.091 EUR/tháng) sau khi bạn đến Đức, không thể rút một lần

Các hình thức chứng minh tài chính khác (ít phổ biến hơn):

□ Học bổng: Nếu nhận học bổng DAAD hoặc các tổ chức khác, nộp giấy xác nhận học bổng kèm mức tài trợ

□ Thư bảo lãnh tài chính (Verpflichtungserklärung): Từ người thân ở Đức có thu nhập ổn định

• Phải được công chứng tại Đức
• Người bảo lãnh phải chứng minh thu nhập và khả năng tài chính

E. Bảo hiểm y tế

8. Giấy xác nhận bảo hiểm y tế

□ Bảo hiểm y tế du học (Krankenversicherung) – BẮT BUỘC

• Phải có hiệu lực từ ngày đến Đức
• Mức bảo hiểm tối thiểu: 30.000 EUR
• Thời hạn: Ít nhất 3 tháng đầu tiên (hoặc toàn bộ thời gian học)

□ Các công ty bảo hiểm phổ biến:

• TK (Techniker Krankenkasse)
• AOK
• Barmer
• DR-WALTER
• Care Concept

□ Chi phí: Khoảng 110 EUR/tháng cho bảo hiểm công (Gesetzliche Krankenversicherung)

□ Bảo hiểm trách nhiệm dân sự (Haftpflichtversicherung) – Không bắt buộc nhưng rất nên mua

F. Giấy tờ khác

9. Giấy khai sinh

□ Bản gốc tiếng Việt □ Bản dịch sang tiếng Đức có công chứng (2 bộ)

10. Sổ hộ khẩu

□ Bản gốc □ Bản sao có công chứng

11. Lý lịch tư pháp (Phiếu lý lịch tư pháp số 2)

□ Cấp bởi Sở Tư pháp □ Còn hạn sử dụng (thường 6 tháng) □ Dịch sang tiếng Đức có công chứng

12. Giấy khám sức khỏe

□ Từ bệnh viện/phòng khám được công nhận □ Xác nhận sức khỏe tốt, không mắc bệnh truyền nhiễm □ Dịch sang tiếng Đức hoặc tiếng Anh

13. Thư động lực (Motivationsschreiben) – Nếu trường yêu cầu

□ Viết bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh □ Độ dài: 1-2 trang A4 □ Nội dung: Lý do chọn Đức, ngành học, kế hoạch sau khi tốt nghiệp

14. CV (Lebenslauf) – Nếu trường yêu cầu

□ Theo định dạng châu Âu (Europass) □ Bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh □ Độ dài: Tối đa 2 trang

Phần 3: Quy trình nộp hồ sơ visa du học Đức chi tiết

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Thời gian: 2-4 tuần

Việc cần làm:

✓ Thu thập tất cả giấy tờ theo checklist trên

✓ Dịch thuật và công chứng các giấy tờ tiếng Việt sang tiếng Đức

• Chọn văn phòng công chứng uy tín
• Chi phí: Khoảng 50.000-100.000 VNĐ/trang

✓ Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự:

1. Đơn xin visa
2. Hộ chiếu (gốc và photo)
3. Ảnh thẻ
4. Thư nhập học
5. Chứng chỉ APS
6. Chứng chỉ ngôn ngữ
7. Bằng cấp và bảng điểm
8. Chứng minh tài chính
9. Bảo hiểm y tế
10. Các giấy tờ khác

✓ Chuẩn bị:

• 1 bộ hồ sơ gốc
• 2 bộ hồ sơ photocopy
• Đựng trong folder hoặc bìa kẹp chắc chắn

Lưu ý: Giữ lại bản gốc của tất cả giấy tờ quan trọng (bằng cấp, chứng chỉ) vì sẽ được trả lại sau khi xét duyệt.

Bước 2: Đặt lịch hẹn tại VFS Global

Thời gian: Nên đặt trước 2-4 tuần

Kể từ ngày 01/03/2020, tất cả hồ sơ xin visa Đức đều được nộp qua VFS Global (công ty được Đại sứ quán Đức ủy quyền), không nộp trực tiếp tại Đại sứ quán nữa.

Cách đặt lịch:

1. Truy cập website VFS Global Đức tại Việt Nam
2. Tạo tài khoản với email và số hộ chiếu
3. Chọn loại visa: “National Visa – Study”
4. Chọn địa điểm nộp hồ sơ (Hà Nội hoặc TP.HCM)
5. Chọn ngày và giờ hẹn phù hợp
6. Nhận email xác nhận lịch hẹn
7. In email xác nhận để mang theo khi đến nộp hồ sơ

Địa chỉ VFS Global tại Việt Nam:

Hà Nội:

• Địa chỉ: Phòng G04, Tầng G, Tòa nhà Hàng Hải, số 1 Đào Duy Anh, Phường Kim Liên, Quận Đống Đa
• Thời gian làm việc: 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00 (Thứ 2 – Thứ 6)

1. Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Resco, số 94-96 Nguyễn Du, Phường Bến Nghé, Quận 1
• Thời gian làm việc: 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00 (Thứ 2 – Thứ 6)

Lưu ý quan trọng:

• Từ 05/09/2025, hồ sơ phải nộp theo đúng khu vực cư trú (Hà Nội cho miền Bắc, TP.HCM cho miền Nam)
• Nộp sai khu vực có thể bị từ chối tiếp nhận

Bước 3: Đến VFS Global nộp hồ sơ và lấy dữ liệu sinh trắc học

Thời gian: Theo lịch hẹn, nên đến sớm 15-30 phút

Quy trình tại VFS:

1. Check-in:
   • Xuất trình email xác nhận lịch hẹn
   • Lấy số thứ tự và chờ gọi
2. Nộp hồ sơ:
   • Nhân viên VFS kiểm tra từng giấy tờ
   • Hồ sơ thiếu sót sẽ bị trả lại ngay
   • Nếu đầy đủ, nhân viên sẽ giữ lại hộ chiếu gốc và các giấy tờ cần thiết
   • Trả lại bằng cấp gốc, chứng chỉ gốc (chỉ giữ bản photo)
3. Lấy dữ liệu sinh trắc học:
   • Chụp ảnh kỹ thuật số
   • Quét vân tay 10 ngón (máy quét điện tử)
   • Quá trình nhanh chóng, không đau
4. Thanh toán phí:
   • Phí visa: 75 EUR (quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá ngày nộp)
   • Phí dịch vụ VFS: 24 EUR (khoảng 650.000 VNĐ)
   • Tổng cộng: Khoảng 2.5-2.7 triệu VNĐ
   • Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ hoặc thẻ ngân hàng
5. Nhận biên lai:
   • Giữ cẩn thận để làm căn cứ nhận kết quả
   • Ghi mã tra cứu để theo dõi tiến độ online

Lưu ý đặc biệt:

• Trẻ em dưới 12 tuổi: Không cần lấy vân tay, chỉ chụp ảnh
• Trẻ em 12-18 tuổi: Phải có cha mẹ/người giám hộ đi cùng với giấy tờ chứng minh quan hệ
• Ăn mặc lịch sự, chỉn chu
• Không mang theo đồ ăn, thức uống vào trong VFS
• Điện thoại để chế độ im lặng

Bước 4: Chờ xét duyệt

Thời gian: 6-12 tuần (trung bình 8-10 tuần)

Sau khi nộp hồ sơ tại VFS, hồ sơ sẽ được chuyển đến Đại sứ quán Đức để xét duyệt.

Tiến trình:

• Tuần 1-2: Hồ sơ được chuyển từ VFS sang Đại sứ quán
• Tuần 3-8: Đại sứ quán xét duyệt hồ sơ
• Tuần 9-10: Cấp visa (nếu được chấp thuận)
• Tuần 10-12: Chuyển kết quả về VFS

Theo dõi tiến độ:

• Truy cập website VFS Global
• Đăng nhập và nhập mã tra cứu từ biên lai
• Kiểm tra trạng thái hồ sơ

Các trạng thái có thể:

• “Đang xử lý tại Đại sứ quán”
• “Cần bổ sung giấy tờ” (sẽ được liên hệ qua email/điện thoại)
• “Đã hoàn tất” (có thể đến nhận)

Lưu ý:

• Thời gian có thể kéo dài hơn vào mùa cao điểm (tháng 6-8)
• Năm 2024-2025, thời gian xét visa đang kéo dài do lượng hồ sơ tăng cao
• Nên nộp hồ sơ ít nhất 3-4 tháng trước ngày dự kiến nhập học

Bước 5: Nhận kết quả visa

Thời gian: Theo thông báo từ VFS (qua email hoặc SMS)

Cách nhận:

Nhận trực tiếp tại VFS:

• Mang theo biên lai gốc
• Căn cước công dân/CMND
• Kiểm tra thông tin trên visa trước khi rời khỏi VFS

Nhận qua đường chuyển phát:

• Đăng ký dịch vụ chuyển phát khi nộp hồ sơ
• Phí: Khoảng 150.000-200.000 VNĐ
• Hộ chiếu sẽ được gửi đến địa chỉ đã đăng ký

Ủy quyền người khác nhận:

• Cần giấy ủy quyền có công chứng
• Người nhận mang theo CMND/CCCD của mình và của người ủy quyền
• Mang theo biên lai gốc

Kiểm tra thông tin trên visa:

✓ Họ tên đúng như trên hộ chiếu ✓ Ngày sinh chính xác ✓ Loại visa: D (National Visa) ✓ Số lần nhập cảnh: Thường là “01” (một lần) ✓ Thời hạn visa: Thường 3-6 tháng ✓ Mục đích: “Studium” (học tập)

Nếu có sai sót: Báo ngay cho VFS trong vòng 24 giờ để xử lý.

Phần 4: Các trường hợp đặc biệt về hồ sơ

1. Hồ sơ xin nhập học đại học trực tiếp (có thư mời không điều kiện)

Giấy tờ riêng biệt cần có:

□ Thư mời nhập học không kèm theo điều kiện (Unbedingte Zulassung) từ trường đại học Đức

□ Nếu KHÔNG có chứng chỉ APS: Phải nộp bằng tốt nghiệp đại học hoặc cao học

□ Nếu trường không kiểm tra trình độ ngôn ngữ trong xét tuyển: Chứng minh trình độ ngôn ngữ tối thiểu B2

□ Sinh viên trao đổi: Phải nộp thỏa thuận hợp tác giữa trường đại học Việt Nam và trường đại học Đức

2. Hồ sơ xin học dự bị đại học (Studienkolleg)

Giấy tờ riêng biệt cần có:

□ Thư mời nhập học có điều kiện từ trường dự bị đại học, HOẶC

□ Giấy báo dự kỳ thi đầu vào trường dự bị đại học

□ Chứng minh trình độ tiếng Đức tối thiểu B1

□ Chứng chỉ APS (nếu áp dụng)

3. Hồ sơ xin nhập học để thi đầu vào đại học

Giấy tờ riêng biệt cần có:

□ “Đánh giá sơ bộ” (Vorprüfungsdokumentation) từ Uni-Assist, HOẶC

□ Giấy báo dự kỳ thi đầu vào trường dự bị đại học

□ Chứng minh trình độ tiếng Đức tối thiểu B1

□ Chứng chỉ APS hoặc chứng nhận APS (có thể không cần nếu có thư mời không điều kiện)

Phần 5: Tips quan trọng để tăng tỷ lệ đậu visa

Tip 1: Chuẩn bị hồ sơ sớm và đầy đủ

Thời gian lý tưởng: Bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ít nhất 4-5 tháng trước ngày dự kiến nhập học

Lý do:

• Thời gian dịch thuật, công chứng: 1-2 tuần
• Thời gian mở tài khoản phong tỏa: 2-3 tuần
• Thời gian chờ lịch hẹn VFS: 1-3 tuần
• Thời gian xét duyệt visa: 6-12 tuần

Checklist chuẩn bị:

✓ Lập danh sách đầy đủ giấy tờ cần thiết theo loại visa

✓ Thu thập từng giấy tờ một, đánh dấu khi hoàn thành

✓ Dịch thuật và công chứng theo đúng quy cách

✓ Sắp xếp hồ sơ gọn gàng, dễ kiểm tra

✓ Chuẩn bị bản dự phòng của tất cả giấy tờ quan trọng

Tip 2: Đảm bảo tính nhất quán của thông tin

Nguyên tắc: Tất cả thông tin trên các giấy tờ phải khớp chính xác với nhau

Kiểm tra:

✓ Họ tên viết giống hệt nhau trên tất cả giấy tờ (đúng cả thứ tự chữ cái, dấu thanh)

✓ Ngày sinh khớp trên hộ chiếu, đơn xin visa, bằng cấp

✓ Địa chỉ liên lạc nhất quán

✓ Thông tin trường học, ngành học trùng khớp với thư mời nhập học

Lưu ý: Nếu tên trên hộ chiếu khác với tên trên bằng cấp (do đổi tên), cần giải trình bằng giấy tờ pháp lý.

Tip 3: Chú ý đến chất lượng dịch thuật và công chứng

Yêu cầu về dịch thuật:

✓ Bản dịch phải chính xác, không được thiếu sót thông tin

✓ Dịch bởi dịch giả có chứng chỉ hoặc văn phòng dịch thuật uy tín

✓ Định dạng bản dịch gọn gàng, dễ đọc

✓ Đóng dấu giáp lai giữa các trang nếu tài liệu nhiều trang

Yêu cầu về công chứng:

✓ Công chứng tại phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng được cấp phép

✓ Ghi rõ “Bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng Đức của [tên tài liệu]”

✓ Có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của công chứng viên

✓ Còn hạn sử dụng (thường không quá 6 tháng)

Tip 4: Mở tài khoản phong tỏa đúng thời điểm

Thời điểm lý tưởng: 2-3 tháng trước khi nộp hồ sơ visa

Các bước:

1. Chọn ngân hàng uy tín (Vietinbank, Fintiba, X-patrio)
2. Chuẩn bị số tiền đầy đủ (13.092 EUR + phí mở tài khoản)
3. Đăng ký mở tài khoản online hoặc tại chi nhánh
4. Chuyển tiền vào tài khoản
5. Nhận giấy xác nhận tài khoản phong tỏa (Sperrkontobestätigung)
6. Kiểm tra thông tin trên giấy xác nhận: họ tên, số tiền, ngày mở

Lưu ý: Một số ngân hàng mất 2-3 tuần mới cấp giấy xác nhận, nên làm sớm.

Tip 5: Chụp ảnh thẻ đúng chuẩn

Sai lầm phổ biến:

❌ Kích thước ảnh không đúng (phải là 45mm x 35mm) ❌ Ảnh chụp quá cũ (trên 6 tháng) ❌ Nền không trắng hoàn toàn ❌ Khuôn mặt quá nhỏ hoặc quá to trong khung ảnh ❌ Đeo kính râm, mũ ❌ Biểu cảm gượng gạo hoặc cười quá

Giải pháp: Chụp tại studio chuyên nghiệp, yêu cầu ảnh visa Đức chuẩn sinh trắc học.

Tip 6: Đặt lịch hẹn VFS sớm

Thời điểm đặt lịch: Ngay sau khi có đủ hồ sơ, đặc biệt trong mùa cao điểm

Mùa cao điểm: Tháng 4-8 (nhiều học sinh nộp hồ sơ cho kỳ nhập học mùa đông)

Lợi ích của việc đặt sớm:

• Có nhiều slot thời gian để chọn
• Tránh phải chờ 3-4 tuần mới có lịch hẹn
• Đảm bảo kịp thời gian xét duyệt trước kỳ nhập học

Tip 7: Đến VFS đúng giờ và chuẩn bị tốt

Trước ngày hẹn:

✓ Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ ✓ In email xác nhận lịch hẹn ✓ Chuẩn bị tiền mặt VNĐ hoặc thẻ thanh toán ✓ Ngủ đủ giấc, ăn sáng đầy đủ

Trong ngày hẹn:

✓ Đến sớm 15-30 phút ✓ Ăn mặc lịch sự, chỉnh chu ✓ Tắt chuông điện thoại ✓ Tư thế ngồi đúng mực khi chụp ảnh và quét vân tay ✓ Trả lời lịch sự nếu nhân viên VFS hỏi thêm thông tin ✓ Kiểm tra kỹ biên lai trước khi rời đi

Tip 8: Không khai khống hoặc làm giả giấy tờ

Cảnh báo nghiêm trọng:

Đại sứ quán Đức có hệ thống kiểm tra chéo rất chặt chẽ. Nếu phát hiện giấy tờ giả hoặc thông tin gian dối:

❌ Visa bị từ chối ngay lập tức ❌ Bị cấm nhập cảnh Đức lâu dài (có thể vĩnh viễn) ❌ Có thể ảnh hưởng đến khả năng xin visa các nước khác ❌ Bị đưa vào “danh sách đen” của Đại sứ quán

Nguyên tắc vàng: Luôn trung thực, cung cấp đúng thông tin. Nếu không đủ điều kiện, hãy chuẩn bị thêm thời gian thay vì làm giả.

Tip 9: Theo dõi tiến độ và sẵn sàng bổ sung giấy tờ

Cách theo dõi:

✓ Kiểm tra email thường xuyên (kể cả spam folder) ✓ Truy cập website VFS để xem trạng thái hồ sơ ✓ Để ý điện thoại, Đại sứ quán có thể gọi nếu cần làm rõ thông tin

Nếu được yêu cầu bổ sung:

✓ Đọc kỹ email/thông báo xem cần bổ sung gì ✓ Chuẩn bị giấy tờ nhanh nhất có thể (thường trong vòng 1 tuần) ✓ Gửi đúng theo hướng dẫn của Đại sứ quán ✓ Không trì hoãn vì có thể ảnh hưởng đến kết quả

Tip 10: Có kế hoạch dự phòng

Kế hoạch B nếu bị từ chối visa:

✓ Hiểu rõ lý do từ chối (đọc kỹ thư từ chối) ✓ Khắc phục vấn đề được nêu ✓ Bổ sung giấy tờ còn thiếu ✓ Nộp đơn lại sau khi đã khắc phục ✓ Hoặc hoãn kế hoạch du học sang kỳ sau

Kế hoạch B nếu visa chậm:

✓ Liên hệ trường để xin hoãn ngày nhập học ✓ Giữ liên lạc với VFS và Đại sứ quán ✓ Chuẩn bị vé máy bay linh hoạt (có thể đổi ngày)

Phần 6: Những sai lầm thường gặp cần tránh

Sai lầm 1: Nộp hồ sơ quá muộn

Hậu quả: Không kịp nhập học, phải hoãn sang kỳ sau (lãng phí 6 tháng)

Giải pháp: Nộp hồ sơ visa ít nhất 3-4 tháng trước ngày nhập học

Sai lầm 2: Thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không hợp lệ

Ví dụ:

• Chứng chỉ tiếng Đức đã hết hạn 12 tháng
• Hộ chiếu còn hạn dưới 6 tháng
• Thiếu bản dịch công chứng
• Ảnh thẻ không đúng chuẩn

Hậu quả: Hồ sơ bị trả lại tại VFS, phải làm lại từ đầu

Giải pháp: Đối chiếu kỹ với checklist, nhờ người khác kiểm tra lại

Sai lầm 3: Chứng minh tài chính không đủ

Ví dụ:

• Mở tài khoản phong tỏa thiếu số tiền yêu cầu
• Giấy xác nhận tài khoản không có thông tin đầy đủ
• Thư bảo lãnh không hợp lệ

Hậu quả: Visa bị từ chối

Giải pháp: Kiểm tra kỹ số tiền yêu cầu mới nhất (13.092 EUR/năm tính đến 8/2025), đảm bảo giấy tờ đầy đủ

Sai lầm 4: Thông tin không nhất quán

Ví dụ:

• Tên trên đơn xin visa khác với tên trên hộ chiếu
• Ngành học trong đơn không khớp với thư nhập học
• Địa chỉ ở Việt Nam khác nhau trên các giấy tờ

Hậu quả: Visa bị từ chối hoặc phải giải trình, kéo dài thời gian

Giải pháp: Kiểm tra chéo tất cả thông tin trước khi nộp

Sai lầm 5: Không mua bảo hiểm y tế

Hậu quả: Hồ sơ thiếu, bị trả lại

Giải pháp: Mua bảo hiểm y tế ngay sau khi có thư nhập học, trước khi nộp visa

Sai lầm 6: Bỏ lỡ lịch hẹn tại VFS

Hậu quả: Phải đặt lịch mới, chờ thêm 2-4 tuần

Giải pháp: Đặt lịch nhắc trên điện thoại, đến sớm 30 phút

Sai lầm 7: Không giữ bản sao hồ sơ

Hậu quả: Nếu VFS hoặc Đại sứ quán làm thất lạc giấy tờ, bạn phải làm lại từ đầu

Giải pháp: Scan/chụp ảnh tất cả giấy tờ, lưu trên cloud và thiết bị cá nhân

Phần 7: Chi phí tổng hợp cho hồ sơ visa du học Đức

Lưu ý: Chi phí có thể thay đổi tùy theo tỷ giá EUR/VND và chính sách của các đơn vị.

Phần 8: Câu hỏi thường gặp về hồ sơ visa du học Đức

1. Visa du học Đức có phải phỏng vấn không?

Với visa du học (visa quốc gia – loại D), sinh viên Việt Nam thường KHÔNG phải phỏng vấn tại Đại sứ quán. Bạn chỉ cần nộp hồ sơ tại VFS Global, không cần gặp mặt viên chức lãnh sự.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, Đại sứ quán có thể gọi điện hoặc yêu cầu phỏng vấn để làm rõ thông tin.

2. Thời gian xét visa du học Đức mất bao lâu?

Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn là 6-12 tuần (khoảng 2-3 tháng). Tuy nhiên:

• Mùa thấp điểm: Có thể nhanh hơn (4-6 tuần)
• Mùa cao điểm (tháng 6-8): Có thể lâu hơn (12-16 tuần)

3. Visa du học Đức có thời hạn bao lâu?

Visa ban đầu thường có thời hạn 3-6 tháng. Sau khi đến Đức, bạn phải đăng ký giấy phép cư trú (Aufenthaltserlaubnis) tại Ausländerbehörde trong vòng 2 tuần. Giấy phép cư trú có thời hạn 1-2 năm và có thể gia hạn.

4. Nếu visa bị từ chối, tôi có được hoàn phí không?

KHÔNG. Lệ phí visa (75 EUR) và phí dịch vụ VFS (24 EUR) không được hoàn lại dù visa bị từ chối.

5. Tôi có thể nộp visa trước khi có đầy đủ hồ sơ không?

KHÔNG. Theo quy định của Đại sứ quán Đức: “Chỉ nhận hồ sơ đầy đủ. Hồ sơ thiếu sẽ bị trả lại.” Bạn phải chuẩn bị đầy đủ 100% giấy tờ trước khi đặt lịch và nộp hồ sơ.

6. Tôi có thể xin visa du học Đức từ nước thứ ba không?

Có, nhưng bạn phải chứng minh đang cư trú hợp pháp tại nước đó. Thông thường nên xin visa tại quốc gia bạn có quốc tịch hoặc đang sinh sống lâu dài.

7. Sau khi có visa, tôi phải đến Đức trong bao lâu?

Bạn phải nhập cảnh Đức trước ngày visa hết hạn (thường trong vòng 3-6 tháng kể từ ngày cấp). Không được phép nhập cảnh sau khi visa hết hạn.

8. Visa du học Đức có cho phép đi các nước Schengen khác không?

Visa quốc gia Đức (loại D) cho phép bạn nhập cảnh Đức và đi lại ngắn hạn trong khu vực Schengen sau khi đã nhập cảnh Đức lần đầu.

Kết luận

Chuẩn bị hồ sơ visa du học Đức là một quá trình công phu đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiên nhẫn. Tuy nhiên, với checklist đầy đủ và những tips thực tế mà BLA đã chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể tự tin hoàn thành hồ sơ với tỷ lệ thành công cao.

Những điểm then chốt cần nhớ:

✓ Bắt đầu chuẩn bị sớm (ít nhất 4-5 tháng trước ngày nhập học)

✓ Đảm bảo đầy đủ 100% giấy tờ theo checklist

✓ Kiểm tra tính nhất quán của thông tin trên các giấy tờ

✓ Dịch thuật và công chứng đúng quy cách

✓ Mở tài khoản phong tỏa đủ số tiền (13.092 EUR/năm)

✓ Mua bảo hiểm y tế hợp lệ

✓ Nộp hồ sơ tại VFS Global, không nộp trực tiếp tại Đại sứ quán

✓ Luôn trung thực, không khai khống thông tin

Hồ sơ visa là bước cuối cùng nhưng cũng quan trọng nhất. Một bộ hồ sơ chỉnh chu không chỉ giúp bạn đậu visa mà còn thể hiện sự nghiêm túc và chuẩn bị bài bản cho hành trình du học.

BLA sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong việc chuẩn bị hồ sơ visa du học Đức. Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ thành công, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn từ A-Z: kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn dịch thuật công chứng, đặt lịch VFS, và theo dõi tiến độ cho đến khi nhận visa.

Bài viết được biên soạn dựa trên quy định chính thức từ Đại sứ quán CHLB Đức tại Việt Nam và VFS Global, cập nhật tháng 11/2025.

Để biết thêm thông tin về LỘ TRÌNH DU HỌC ĐẠI HỌC ĐỨC, ĐIỀU KIỆN DU HỌC ĐỨC, hay CHỨNG MINH TÀI CHÍNH DU HỌC ĐỨC, vui lòng tham khảo các bài viết chuyên sâu khác trên website BLA.